Wydział wykonuje transkrypcję zagranicznych dokumentów stanu cywilnego — wierne przepisanie treści aktu z uwzględnieniem danych wymaganych przez polskie prawo. Po pozytywnym rozpatrzeniu wniosku urząd sporządza odpis zupełny aktu po transkrypcji lub wydaje decyzję o odmowie.
Co można załatwić?
Przeniesienie do rejestru aktów potwierdzających urodzenie, małżeństwo lub zgon, jeśli dokument został sporządzony przez zagraniczny organ. Transkrypcja nie rozszerza treści dokumentu ponad to, co przewiduje polskie prawo; dokumenty niekompletne mają zmniejszoną moc dowodową i mogą wymagać uzupełnienia lub sprostowania.
Jakie dokumenty trzeba złożyć?
Do wniosku o transkrypcję należy dołączyć wymagane dokumenty:
- wniosek o transkrypcję zagranicznego dokumentu stanu cywilnego,
- oryginalny dokument stanu cywilnego wydany przez zagraniczny organ,
- tłumaczenie dokumentu na język polski wykonane przez tłumacza przysięgłego lub przez polskiego konsula,
- dowód zapłaty opłaty skarbowej,
- dowód tożsamości osoby składającej wniosek (dowód osobisty lub paszport),
- pełnomocnictwo, jeśli sprawę prowadzi pełnomocnik — kopia pełnomocnictwa musi być poświadczona przez notariusza, adwokata lub radcę prawnego pełniącego funkcję pełnomocnika albo przez upoważnionego pracownika urzędu (wtedy trzeba okazać oryginał).
Opłaty i sposoby płatności
Za wydanie odpisu zupełnego po transkrypcji pobierana jest opłata skarbowa w wysokości 50 zł. Dodatkowo może wystąpić opłata 17 zł za złożenie dokumentu potwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa oraz opłata 5 zł za poświadczenie kopii dokumentu za zgodność z oryginałem przez pracownika urzędu (liczona za każdą rozpoczętą stronę). Pełnomocnictwa udzielone małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu lub rodzeństwu są zwolnione z opłaty.
Płatność za transkrypcję można uiścić w kasie urzędu, bezgotówkowo na miejscu lub przelewem. Przelew kierowany jest na rachunek: Urząd Miasta Stołecznego Warszawy Centrum Obsługi Podatnika 21 1030 1508 0000 0005 5000 0070. W tytule przelewu wpisuje się przykładowo: "Opłata skarbowa za transkrypcję dokumentu stanu cywilnego [imię i nazwisko osoby, której dokument dotyczy]".
Czy trzeba się umawiać i ile to trwa?
Wizytę można zarezerwować w systemie rezerwacji wizyt. Obecnie sprawy transkrypcji w stolicy są realizowane tylko w jednej jednostce USC, co wpływa na czas oczekiwania. Na samo złożenie wniosku trzeba liczyć około 1 miesiąca, a na rozpoznanie i dokonanie czynności materialno‑technicznej przeniesienia aktu — nawet do 5 miesięcy. Wnioski rozpatrywane są zgodnie z kolejnością wpływu.
Co w przypadku odmowy?
Odmowa transkrypcji jest wydawana w formie decyzji administracyjnej przez kierownika urzędu. Na odwołanie do Wojewody Mazowieckiego przysługuje termin 14 dni od doręczenia decyzji.
Transkrypcji można dokonać niezależnie od obywatelstwa osoby, której akt dotyczy; nie można jednak transkrybować dokumentu, co do którego istnieją uzasadnione wątpliwości co do autentyczności bez uprzedniego potwierdzenia tej autentyczności przez apostille lub legalizację konsularną.
