Wirtualne biura cieszą się coraz większą popularnością. Ułatwiają prowadzenie działalności gospodarczej oraz umożliwiają posiadanie prestiżowego adresu. Na czym polega to rozwiązanie? Co zrobić, aby móc korzystać z usług wirtualnego biura?
Wirtualne biuro – co to jest?
Wirtualne biuro to usługa, polegająca na outsourcingu obsługi biurowej bez konieczności fizycznej obecności firmy w danej siedzibie. To idealna propozycja dla osób prowadzących działalność gospodarczą, które nie potrzebują fizycznego biura oraz nie potrzebują stałego miejsca pracy, a jedynie adres, pod którym mogą zarejestrować działalność. Zainteresowane usługą osoby kupują jedynie sam wirtualny adres, nie wynajmują przestrzeni, która się pod nim mieści. Wybierając wirtualne biuro w Warszawie, przy znanej ulicy można zyskać renomę i zwiększyć grono klientów. Wirtualne biuro oferuje nie tylko sam adres do rejestracji firmy, ale również obsługę korespondencji. Na adres firmy przychodzi poczta, a pracownicy wirtualnego biura odbierają ją i informują o przesyłce adresata. Wiele biur oferuje również inne dodatkowe usługi, z których można skorzystać.
Zalety wirtualnego biura
Wirtualne biura wybierane są przez właścicieli małych i dużych biznesów, którzy prowadzą interesy w terenie lub we własnym domu i nie potrzebują osobnego lokalu. Wystarczy im wirtualna siedziba, która zapewnia biznesowy adres rejestracji firmy. Wynajem biura zapewnia również:
- Adres dla firmy,
- Adres do KRS,
- Adres korespondencyjny itp.
Nie ma znaczenia, czy miejsce faktycznego prowadzenia biznesu. Wybierając prestiżowy, np. warszawski adres siedziby firmy, można zdobyć zaufanie klientów oraz partnerów biznesowych, a także zbudować pozytywny wizerunek firmy. Nowoczesny biurowiec, przeszklona winda, lokalizacja w samym centrum miasta wygląda dużo lepiej niż małe biuro w starej, zaniedbanej dzielnicy. Dużo lepiej wygląda również wizytówka, na której zamiast adresu w Słupsku, widnieją Aleje Jerozolimskie w Warszawie. Biuro wirtualne pozwala na dużą oszczędność. Płaci się tylko za sam biznesowy adres, dlatego cena jest dużo niższa niż w przypadku wynajęcia fizycznej powierzchni biurowej. Wirtualne biuro Warszawa jest dużo tańsze niż wynajem faktycznej powierzchni biurowej w Gdańsku czy Poznaniu. Odchodzą również koszty związane z zatrudnieniem pracowników do obsługi biura. Wiele firm, które zajmują się wynajmem biznesowych adresów, oferuje również obsługę administracyjną np.
- Pomoc w zakresie obsługi korespondencji,
- Skanowanie poczty,
- Odbieranie i przekierowywanie telefonów,
- Kserowanie i wysyłanie dokumentów,
- Organizację spotkań biznesowych itp.
Możliwy jest również wynajem sal konferencyjnych. Pozwala to na zorganizowanie spotkania pod prestiżowym adresem, w centrum miasta. Wynajęcie luksusowej sali na pewno zrobi wrażenie, ułatwi prowadzenie negocjacji, zachęci do dalszej współpracy. Niektóre biura oferują również wynajęcie obsługi spotkań. Można wynająć recepcjonistę, która zadba o gości, przygotuje dokumenty czy wyświetli slajdy.
Kto może wynająć wirtualne biuro?
Nie ma określonej grupy osób, dla których przeznaczone są wirtualne biura. Z tego rozwiązania korzystają przedsiębiorcy, zarówno drobi, jak i tacy, którzy prowadzą działalność na wysoką skalę. Ważne jest jedynie, aby osoby rozważający tę usługę, nie potrzebowały fizycznego biura, z całym wyposażeniem i zatrudnionymi pracownikami. Najczęściej z wynajmu biur korzystają:
- freelancerzy,
- copywriterzy,
- headhunterzy,
- tłumacze,
- właściciele sklepów internetowych,
- początkujący przedsiębiorcy, którzy potrzebują prestiżowego adresu, aby się wyróżnić,
- osoby pracujące zdalnie,
- osoby mieszkające za granicą, którzy potrzebują polskiego adresu firmy.
Liczba osób wynajmujących wirtualne adresy regularnie rośnie. Jest coraz więcej osób, które nie potrzebują stałej siedziby, a wirtualne adres świetnie spełnia ich potrzeby. Wystarczy adres, pod którym firma będzie oficjalnie zarejestrowana
Ile kosztują wirtualne biura?
Cena wynajęcia wirtualnego biura jest zależna od kilku czynników. Cena, jaką trzeba zapłacić za biznesowy adres, zależy od miejscowości, bliskości do centrum, zakresu oferowanych usług oraz firmy, która zajmuje się tego typu usługami. Wirtualne biuro najtaniej można wynająć w miastach innych niż Kraków, Warszawa czy Wrocław. Osoby, które chcą wynająć tanie wirtualne biura, powinny zrezygnować z innych usług tj. prowadzenie wirtualnego sekretariatu czy odpisywanie na korespondencje. Ceny wirtualnych biur w dużych miastach, przy znanych ulicach wynoszą od 50-60 zł za pakiet podstawowy i ok. 150 zł za usługi dodatkowe. Najtaniej wirtualne biuro można wynająć już za 30-40 zł za miesiąc, ale lokalizacja jest najczęściej mniej prestiżowa.
Biuro wirtualne to nowoczesne rozwiązanie, które pozwala na prowadzenie firmy bez własnej siedziby. Mogą z niego korzystać wszyscy, którym zależy na prestiżowej lokalizacji, np. w centrum Warszawy. Przedsiębiorcy mogą wybrać najlepszy adres, dzięki którym firma zwiększy swój zasięg i zdobędzie nowych klientów. Prestiżowy adres można wynająć w atrakcyjnej cenie, dlatego warto poznać zalety tej usługi.
